Política de Tratamiento de Datos Personales

Esta política explica cómo CENSUSCONSULTORES S.A.S. ("CENSUS") trata datos personales en el servicio Census Alert, disponible en la plataforma web y en las aplicaciones para iOS y Android.

Está escrita para dos lectores distintos, y conviene decirlo desde el principio. Para el usuario que contrata el servicio. Y para la persona consultada, que puede no haber tenido nunca relación con CENSUS y aun así tiene derecho a saber qué se hizo con su información y a exigir que se corrija o se revise. La sección 10 es para ella.

1.Alcance y quién responde por qué

Census Alert consulta fuentes de información oficiales y de acceso público del Estado ecuatoriano, y listas restrictivas internacionales de publicación oficial, respecto de una cédula o un RUC determinado; consolida lo que cada fuente responde y lo entrega en un informe. Puede además repetir esa consulta de forma periódica durante el plazo contratado y avisar cuando aparece una novedad.

1.1. Reparto de roles

• CENSUS es responsable del tratamiento de los datos de la cuenta, de la facturación, de la seguridad de la plataforma y de las decisiones sobre qué fuentes se consultan, cómo se estructura la información, qué indicadores se calculan y cuánto tiempo se conserva cada cosa.
• El cliente empresarial es responsable de las consultas que ordena sobre terceros: él determina la finalidad, declara contar con base de legitimación y decide qué hace después con el informe. En ese ámbito CENSUS trata los datos por su cuenta, conforme al contrato y al anexo de protección de datos suscritos.
• El usuario de autoservicio que consulta a un tercero determina la finalidad de esa consulta y responde por contar con base de legitimación suficiente, conforme declara al solicitarla.

Esta política no se aplica a los portales del Estado ni a los sitios de terceros a los que los informes enlazan; cada uno tiene su propia política.

2.Bases de legitimación

El tratamiento se apoya en las bases del artículo 7 de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP), según el dato y la finalidad:

• Ejecución del contrato. Datos de la cuenta, de la configuración del servicio y de las consultas necesarias para prestarlo.
• Obligación legal. Facturación electrónica, contabilidad y respuesta a requerimientos de autoridad competente.
• Interés legítimo. Seguridad de la plataforma, prevención de fraude y de uso abusivo, verificación de identidad de quien abre una cuenta y análisis técnico de rendimiento. En cada caso se ha ponderado ese interés frente a los derechos del titular y se han aplicado medidas para limitar el impacto.
• Consentimiento. Cuando ninguna de las anteriores aplica. Es libre, específico, informado y revocable en cualquier momento, sin efectos retroactivos.
• Datos que constan en fuentes accesibles al público. Para la consulta y estructuración de información publicada por las entidades del Estado en ejercicio del principio de publicidad de los actos públicos y del derecho de acceso a la información pública.

2.1. Que un dato sea público no autoriza cualquier uso

CENSUS lo reconoce expresamente y lo trata como un límite operativo, no como una fórmula: la condición de público no elimina la protección del dato. Cada fuente se incorpora al servicio solo después de documentar su origen, su carácter público, la finalidad con la que fue publicada, las categorías de datos que expone y los usos compatibles con esa finalidad. Una fuente cuyo uso no resulte compatible no se incorpora, o se retira.

3.Datos del USUARIO

• Identificación y contacto: nombre y apellido, cédula o RUC, cargo, empresa, teléfono y correo electrónico.
• Verificación de identidad: en el alta de autoservicio de las aplicaciones móviles se verifica la identidad mediante un proveedor especializado, que coteja un documento de identidad oficial y una imagen del rostro. CENSUS recibe de ese proveedor el resultado de la verificación y los datos mínimos de identificación; no conserva copia de la selfie ni de las imágenes del documento en sus propios sistemas.
• Configuración y uso: identificaciones designadas para informe o vigilancia, finalidad declarada en cada consulta, fuentes solicitadas, correos destinatarios de las alertas y preferencias.
• Pago: CENSUS no almacena números de tarjeta. Los datos del medio de pago son capturados y procesados directamente por la pasarela de pagos o por la tienda de aplicaciones correspondiente. CENSUS conserva únicamente la referencia de la transacción, el monto, la fecha y los datos necesarios para emitir el comprobante de venta.
• Registros técnicos: dirección IP, dispositivo, versión de la aplicación, fechas y horas de acceso, y registro de las acciones realizadas. Se usan para seguridad, prevención de abuso, diagnóstico y trazabilidad.
• Notificaciones: identificador del dispositivo para envío de avisos, cuando el usuario las activa.
• Analítica del sitio web: en censusalert.com se registra, de forma anónima, la sección consultada, la profundidad de lectura, el tipo de dispositivo y el sitio de procedencia. No se almacena la dirección IP del visitante: se guarda un valor derivado —resumen criptográfico de la dirección IP y del navegador, combinado con un elemento aleatorio que cambia cada día— que solo permite contar visitantes distintos dentro de una misma jornada y que, al cambiar el día, deja de servir incluso para eso. No se utilizan cookies ni tecnologías de seguimiento persistente, no se elabora perfil del visitante y no se graba su pantalla. La herramienta es propia y está alojada en infraestructura de CENSUS. Se respeta la señal Do Not Track del navegador.

4.Datos de la persona consultada

Cuando un usuario consulta a un tercero, CENSUS trata los datos de esa persona que las fuentes publican. Según la fuente, pueden incluir: nombre e identificación; situación y obligaciones tributarias; afiliación y obligaciones patronales; participación societaria, cargos y vínculos entre compañías; contratación con el Estado; obligaciones laborales; causas judiciales y su estado; noticias del delito; pensiones alimenticias; impedimentos de salida; multas de tránsito y obligaciones municipales; obligaciones aduaneras; declaraciones patrimoniales juradas de servidores públicos; y coincidencias en listas restrictivas internacionales y de personas expuestas políticamente.

4.1. Lo que CENSUS hace y lo que no hace con esa información

• No construye un repositorio consultable de personas. Cada informe es una consulta ejecutada en el momento sobre una identificación concreta. CENSUS no ofrece búsqueda libre por nombre ni exploración de un padrón.
• No enriquece con fuentes privadas ni incorpora información obtenida de proveedores comerciales de datos personales.
• No vende, publica ni cede el resultado a terceros. El informe se entrega únicamente a quien lo solicitó y a las direcciones que ese usuario designó.
• No lo utiliza para fines propios de mercadeo ni cruza la información de una consulta con acciones comerciales.
• Sí estructura, clasifica y resume. El tratamiento no es una mera reproducción de información pública: hay recopilación, asociación entre fuentes y valoración. Por eso esta política dedica la sección 7 a explicarlo.

4.2. Origen de los datos

Los datos de la persona consultada no se obtienen de ella, sino de las fuentes públicas indicadas en cada informe y, en su caso, de la información que el propio usuario aporta al solicitar la consulta. Esta política, publicada y de acceso libre, cumple el deber de información previsto para los casos en que los datos no se recogen del titular.

5.Datos sensibles y pasado judicial

CENSUS no recolecta datos de salud, origen étnico, creencias, afiliación política o sindical, ni vida u orientación sexual.

Sí trata, en cambio, información relativa a causas judiciales, noticias del delito y resoluciones penales publicada por la Función Judicial y la Fiscalía General del Estado. La LOPDP otorga protección reforzada a los datos relativos al pasado judicial, y por eso esta información recibe un tratamiento diferenciado:

• Se consulta únicamente cuando la finalidad declarada por el usuario lo justifica, y no se habilita para todas las finalidades.
• El informe muestra, cuando la fuente lo publica, la calidad procesal y el estado del proceso. Figurar en una causa no indica por sí solo ser el demandado ni el denunciado, y una denuncia no es una condena. El informe lo declara expresamente para evitar que una aparición se lea como un antecedente adverso.
• Estos hallazgos no se presentan como conclusión reputacional ni alimentan por sí solos ninguna decisión automatizada.

6.Finalidades

• Prestar el servicio: ejecutar las consultas, generar los informes, operar la vigilancia y entregar las alertas.
• Verificar la identidad de quien abre una cuenta de autoservicio, como condición para poder consultar sobre terceros.
• Dejar trazabilidad de quién consultó, cuándo, sobre quién y con qué finalidad, para poder responder a los titulares y detectar usos abusivos.
• Facturar y cumplir las obligaciones tributarias y contables.
• Sostener la seguridad de la plataforma y prevenir el fraude y el uso indebido.
• Comunicar avisos operativos: incidencias, mantenimientos y cambios en estos documentos.
• Mejorar el servicio mediante análisis agregados que no identifican a personas.

Los datos no se utilizan para finalidades incompatibles con las anteriores. En particular, la información obtenida en una consulta sobre un tercero no se utiliza para contactarlo, ni para promoción, ni para ninguna acción comercial. Las comunicaciones de mercadeo, cuando existan, se dirigen únicamente a quien facilitó sus datos con ese fin y puede darse de baja en cualquier momento.

7.Decisiones automatizadas e inteligencia artificial

7.1. Qué se automatiza

Census Alert clasifica automáticamente el resultado de cada fuente —si registró algo, si no registró nada, si no respondió, o si no aplica—, destaca cuántas fuentes registraron algo, y genera un resumen redactado automáticamente con apoyo de modelos de lenguaje. Esta política lo declara de forma expresa porque clasificar y resumir automáticamente lo que las fuentes dicen de una persona constituye una valoración de aspectos personales y, por tanto, una forma de perfilamiento en el sentido de la LOPDP.

7.2. Salvaguardas aplicadas

• Las reglas de clasificación son deterministas: las define el sistema, fuente por fuente, y no las decide el modelo de lenguaje. CENSUS explica la lógica general aplicada a quien la solicite, conforme al numeral 7.3.
• Las cifras, fechas, montos, estados y coincidencias provienen de datos estructurados obtenidos de las fuentes y validados antes de imprimirse. El resumen automático organiza y explica hechos ya validados; no los genera ni los infiere.
• El informe distingue visualmente lo que dice la fuente de lo que el sistema concluyó o resumió.
• CENSUS no adopta decisiones sobre las personas consultadas. Quien decide es el usuario, y los Términos y Condiciones le prohíben decidir únicamente sobre la base de la clasificación automatizada, sin verificación humana del dato de origen.

7.3. Derecho a intervención humana

Toda persona sobre la que se haya generado una valoración automatizada tiene derecho a solicitar intervención humana, a conocer la lógica general aplicada, a expresar su punto de vista y a impugnar el resultado, escribiendo a [email protected]. CENSUS revisa la valoración, corrige lo que corresponda y comunica el resultado de la revisión.

7.4. Proveedores de modelos

Los modelos de lenguaje utilizados son prestados por proveedores externos bajo condiciones contractuales que prohíben el uso de la información remitida para entrenar modelos. Se les remite únicamente la información necesaria para redactar el resumen del informe.

8.Conservación y eliminación

El criterio de diseño es no acumular información por el solo hecho de que sea técnicamente posible: se consulta, se procesa, se entrega y se conserva únicamente lo necesario.

• Cuenta y configuración: mientras la cuenta permanezca activa. Al cerrarla, se eliminan o anonimizan, salvo lo que deba conservarse por obligación legal.
• Informes generados: quedan disponibles en la cuenta del usuario mientras esta exista, porque constituyen la constancia de lo que se entregó y la base de cualquier reclamación. El usuario puede eliminarlos antes.
• Registros de trazabilidad (quién consultó, cuándo, sobre quién y con qué finalidad): se conservan mientras subsista la posibilidad de responder a un titular o a una autoridad, y en todo caso por el plazo de prescripción de las responsabilidades aplicables.
• Datos de facturación: por el plazo que exige la normativa tributaria.
• Resultado de la verificación de identidad: mientras la cuenta esté activa y por el plazo necesario para acreditar que la verificación se realizó.
• Registros técnicos de seguridad: por el tiempo necesario para investigar incidentes, y no más allá de lo razonable para esa finalidad.
• Analítica del sitio: máximo doce meses, con eliminación automática. Su valor identificador deja de ser utilizable el mismo día en que se genera.

Cumplidos los plazos, los datos se eliminan de forma segura o se anonimizan de manera irreversible. Entre la terminación y la eliminación, los datos se bloquean: se conservan de forma segura con acceso restringido.

9.Destinatarios y transferencias internacionales

CENSUS no vende ni cede datos personales. Los comparte únicamente con proveedores que actúan bajo sus instrucciones y con contrato de encargo de tratamiento, y con autoridades cuando la ley lo exige.

Las categorías de proveedores son:

• Alojamiento e infraestructura de la aplicación y de la base de datos.
• Correo transaccional para el envío de alertas e informes.
• Verificación de identidad en el alta de las aplicaciones móviles.
• Procesamiento de pagos: pasarela de pagos y tiendas de aplicaciones.
• Modelos de lenguaje para la redacción del resumen del informe.
• Notificaciones a los dispositivos móviles.

Transferencias internacionales. Varios de estos proveedores están domiciliados fuera del Ecuador, principalmente en los Estados Unidos de América. Esas transferencias se amparan en su necesidad para la ejecución del contrato con el usuario y se acompañan de garantías contractuales —cláusulas de protección de datos, compromisos de confidencialidad y limitación de finalidad— conforme a la LOPDP. La identidad concreta de cada proveedor y el país de tratamiento pueden solicitarse al canal de protección de datos; CENSUS mantiene esa información actualizada en su registro de actividades de tratamiento.

Transacciones corporativas. En caso de fusión, adquisición o reestructuración, los datos podrían formar parte de los activos transferidos, garantizando la continuidad de las obligaciones de esta política y notificando a los titulares cuando la ley lo exija.

10.Derechos y cómo ejercerlos

Esta sección es para cualquier persona, sea o no usuaria de Census Alert. Si usted sospecha que su información fue consultada a través de este servicio, tiene derecho a preguntarlo y a obtener respuesta.

La LOPDP le reconoce los siguientes derechos:

• Acceso: saber si se trataron datos suyos, cuáles, de qué fuentes provienen, con qué finalidad y a quién se comunicaron.
• Rectificación y actualización: corregir lo inexacto o completar lo incompleto. Si el dato incorrecto proviene de una fuente oficial, CENSUS lo indicará y le señalará ante qué entidad debe corregirse en origen, y dejará constancia de su observación en sus propios registros.
• Eliminación: suprimir los datos cuando ya no sean necesarios o cuando concurra otro motivo legítimo.
• Oposición: oponerse al tratamiento en los supuestos que la ley prevé.
• Portabilidad: recibir sus datos en formato estructurado y de uso común.
• Revocatoria del consentimiento, cuando esa haya sido la base del tratamiento.
• Revisión de una valoración automatizada: solicitar intervención humana sobre el indicador de riesgo o el resumen automático, expresar su punto de vista e impugnar el resultado.
• Saber quién lo consultó. Puede solicitar información sobre las consultas realizadas respecto de su identificación. CENSUS atenderá la solicitud conforme a la ley, ponderando los derechos de terceros que también puedan estar involucrados.

10.1. Cómo solicitarlo

Escriba a [email protected]. El trámite es gratuito. Para poder atenderlo, indique:

Si por cualquier motivo no obtiene respuesta por esa vía dentro de un plazo razonable, puede dirigirse al canal general de CENSUS, [email protected], indicando que se trata de una solicitud de protección de datos. Ninguna solicitud se pierde por haber llegado al buzón equivocado.

1. Su nombre completo y una copia de su documento de identidad, para verificar que es usted.
2. El derecho que desea ejercer y, si aplica, sobre qué información en particular.
3. Cualquier dato que ayude a localizar la información (por ejemplo, la fecha aproximada o el contexto en que cree que se consultó).

Si actúa por medio de representante, este deberá acreditar su calidad.

Plazo. CENSUS responde en un máximo de quince (15) días desde la recepción de la solicitud completa, prorrogables por una sola vez por quince (15) días adicionales en casos complejos, con aviso previo.

Si la consulta la ordenó un cliente empresarial, CENSUS le informará quién determinó la finalidad de ese tratamiento y trasladará su solicitud a ese responsable, sin perjuicio de atender lo que le corresponda como encargado.

Autoridad de control. Si considera que no obtuvo una respuesta satisfactoria, puede presentar un reclamo ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales del Ecuador.

11.Seguridad

CENSUS aplica medidas técnicas y organizativas proporcionales al riesgo, entre ellas:

• Cifrado de las comunicaciones y de la información almacenada.
• Cuentas nominales y prohibición de credenciales compartidas.
• Control de accesos por rol y segregación de funciones: cada persona accede únicamente a lo que su función requiere.
• Registros de auditoría de accesos, consultas, exportaciones y acciones administrativas.
• Detección de consultas anómalas, límites de volumen y revisiones muestrales.
• Respaldos periódicos y almacenamiento seguro.
• Políticas internas de confidencialidad y capacitación del personal con acceso a datos.

Ningún sistema es invulnerable. Ante una violación de seguridad que comprometa datos personales, CENSUS contiene el incidente, evalúa su alcance e informa a los titulares afectados y a la Superintendencia de Protección de Datos Personales dentro de los plazos legales.

12.Menores de edad

El servicio está dirigido a personas mayores de edad con capacidad para contratar. CENSUS no recolecta deliberadamente datos de niñas, niños y adolescentes como usuarios, y el servicio ordinario no está diseñado para consultar sobre ellos. Cualquier escenario que lo requiriera debe acordarse previamente y por escrito, con las salvaguardas específicas que correspondan.

13.Actualización de la política

Esta política rige desde la fecha indicada al inicio. CENSUS puede modificarla cuando cambien los tratamientos, se incorporen funcionalidades o lo exijan nuevas normas o directrices de la autoridad. Los cambios sustanciales se comunican con antelación razonable al correo registrado, y la versión vigente se publica siempre en esta página con su fecha y número de versión.

Para cualquier consulta sobre esta política escriba a [email protected].